A-C.16 — Pedido de cópia do processo administrativo para recurso ou defesa: como a Administração deve responder

O pedido de cópia do processo administrativo costuma chegar quando o licitante ou o contratado quer preparar recurso ou defesa. Ele deve ser tratado com prioridade, porque a negativa ou a demora sem fundamento pode anular a decisão que vier depois, por cerceamento de defesa, conforme o art. 5º, LV, da Constituição Federal.

A regra é a publicidade. O sigilo é exceção, depende de previsão legal específica e deve ser motivado. Por isso, antes de decidir, convém identificar com precisão o processo ou as folhas pedidas e verificar se há peças protegidas por sigilo comercial, dados pessoais ou sigilo fiscal e bancário.

Também é importante conferir se o processo está completo e organizado. Cópias ilegíveis, folhas faltando ou fora de ordem podem prejudicar a defesa e gerar questionamentos posteriores.

Na sequência, a decisão deve deferir o acesso e indicar a forma de disponibilização, seja física, seja eletrônica, com o número de folhas entregues e as peças eventualmente retidas, cada uma com seu fundamento legal.

Um ponto costuma ser negligenciado: o prazo recursal ou de defesa só começa a correr a partir do efetivo acesso, e não da simples disponibilização. Por isso, o termo de entrega ou o registro eletrônico de acesso deve comprovar a data exata, e a notificação ao requerente deve informar expressamente o início e o término do novo prazo.

Este texto tem caráter apenas indicativo e não substitui a análise do caso concreto.

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