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A apresentação de comunicado manifestando o aguardo da convocação para assinatura de um ajuste objetiva informar ou alertar a Administração licitante que a etapa de assinatura do contrato administrativo, ata de registro de preços ou retirada do instrumento equivalente está prestes a ocorrer, ou já ocorreu, e que a empresa está à disposição para celebrar o referido ajuste.
Ademais, muitas das vezes a apresentação do referido comunicado deve ocorrer, haja vista a possibilidade de o Poder Público estar com dificuldades de realizar contato com o adjudicatário ou pelo fato de o processo administrativo estar tramitando dentro do órgão ou entidade, não estando a contratação liberada pela autoridade para os atos preliminares necessários para a efetiva contratação.
Alerte-se que, por meio do presente ofício é necessário registrar a pretensão, anseio ou intenção do solicitante adjudicatário de celebrar o ajuste, afastando qualquer hipótese de incursão na infração administrativa relacionada à recusa de assinar contrato ou ata ou retirar instrumento equivalente, conforme observa-se da leitura do art. 81 da Lei fed. nº 8.666/1993 e art. 90, § 5º, da Nova Lei de Licitações.
Devem ser tomados alguns cuidados sobre a produção do referido ofício e passamos a arrolar algumas orientações:
O comunicado deverá, necessariamente, arrolar todas as informações relacionadas à licitação, de modo a identificar o processo licitatório no órgão ou entidade pública licitante.
É preciso explicitar claramente as razões pelas quais o licitante está apresentando o comunicado, que é a manifestação do aguardo da convocação para assinatura do contrato administrativo.
A redação do comunicado deve ser clara, de fácil intelecção, devendo, inclusive, assentar a cláusula que fixa as condições de assinatura para assinatura do ajuste ou retirada do instrumento equivalente, de modo a evitar qualquer tipo de dúvida que impeça que o comunicado seja respondido.
Caso exista alguma dificuldade no caso concreto que impeça que o comunicado seja respondido, a exemplo da circunstância do representante legal da empresa estar viajando, hospitalizado ou caso de ter entrado em óbito, deverão tais circunstâncias ser arroladas no comunicado.
Tendo em vista que o requerimento objetiva melhorar a comunicação entre o particular e o Poder Público, garanta que todas as informações contidas no comunicado sejam precisas e atualizadas, de modo a garantir que a Administração Pública consiga contato com os representantes legais da empresa.
Confirme o endereço, seja o físico da Administração licitante ou o eletrônico, com o objetivo de garantir que o comunicado efetivamente chegue às mãos dos servidores públicos envolvidos no processo de contratação pública.
Ademais, insira os dados para o imediato contato com o responsável ou procurador legal da empresa adjudicatária, a fim de garantir que os servidores públicos envolvidos na contratação pública possam agendar a data para a celebração do contrato.
Por derradeiro, o comunicado deve ser assinado pelos representantes legais da empresa ou seus procuradores legais, ocasião em que deverá ser juntada a procuração também.
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Como citar o referido texto: PARZIALE, Aniello. Como ingressar com (colocar o nome da peça) . Disponível em: <http://www.praticaemlicitacoes.com.br>. Acesso em: XX de mês de XX.
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